Cuando tengas que crear una lista con información, es recomendable utilizar siempre la aplicación Microsoft Excel, ya que te brinda todas las herramientas para gestionar y controlar los datos. Ciertamente hay personas que utilizan Microsoft Word o Microsoft PowerPoint, pero no son las aplicaciones ideales para crear listados con información importante.
Ahora bien, para crear tu lista con información, lo primero que debes hacer es organizar las ideas que tienes en mente y hacerte las siguientes preguntas para medir la magnitud del rango de datos que se desea estructurar.
¿Qué cantidad de datos deseo guardar?
Esta pregunta es vital, ya que Excel tiene un límite máximo de 1.048.576 filas, lo cual nos hace pensar que nuestro listado también debe tener esa misma cantidad de registros para almacenar información. Es decir, si tengo la intención de crear un listado con más de 2 millones de filas o registros, entonces debo dividir en 1millón de datos por cada hoja de Excel.
¿Cuáles son los nombres de los datos que deseo guardar?
Aunque se lea un poco enredado, es el paso que debes dar en este momento, es identificar el nombre de cada dato que se desea almacenar en Microsoft Excel, para ello se debe crear una fila que se llamará encabezado de rango, en esa fila se deben colocar los nombres de los datos que se desean guardar, por ejemplo, Cédula, Apellidos, Nombres, Ciudad de Residencia, entre otros. Al llevar esos nombres de encabezados a un rango de datos, se debe ver algo como esto:
Es momento de comenzar a registrar los datos
Para agregar la información, es importante ir colocando en cada celda, los datos que corresponden a cada nombre de encabezado, configurando los formatos o máscaras de celdas que consideres necesarios, para que la lista se vea atractiva a la vista del lector. Mira cómo puede verse.
En la medida que vas agregando registros, es importante no dejar celdas vacías, para garantizar la continuidad de los datos y la integridad de la información. Con eso se garantiza que el rango de datos sea completo y no tenga vacíos. Tal como se puede apreciar en esta imagen.
Es importante acotar que la información mostrada en los rangos, es meramente de práctica, por cuanto no son datos reales, toda la información desplegada es ficticia, con carácter didáctico.
